前回は誰にも未来はわからないので、「行動」をし自分で未来を作り上げていくことをお話いたしました。

今回は仕事での「行動」予定を立てる上での優先順位の付け方をお伝えしたいと思います。

皆さんは複数ある予定の中でどの様に優先順位を決めていますでしょうか。
私は以下で決めることが多いです。

１．やることをメモに書き出す
２．やらないことを決める
３．重要度、緊急性に分ける
４．柔軟に対応する余裕を持たせる
５．優先順位を付けたらリストを作って管理をする

今回は１〜３をご説明いたします。

１．やることをメモに書き出す
私は常時、手帳とノートを別に持っています。手帳だけですとメモで埋まってしまったりし、予定とメモでわからなくなってしまうことも多く２つを持ち歩くことにしました。行動予定を決めるには、ノートへ自分が抱えている仕事をメモに書き出します。この段階では考えることをあまり意識せずに時間がかかる仕事やちょっとしたタスクまで書き出します。期日がある場合は合わせて記載をしていきます。そして抜け漏れがないか、メール、LINEなどを見返してメモを取ります。

２．やらないことを決める
時間は有限です。自分の使える時間で完了させられるかを確認し、期限があるものがぎりぎりになる場合は仕事を減らす必要があります。重要得ない仕事はやらないと決めたり、自分でなくともできる仕事は他の人に行なってもらったりと自分でやらないという決断もします。※仕事だけではなく、プライベートも家庭内もです。
やらないと判断した仕事は、一度メモから消し余裕ができたときに見返せる別の場所に記載をしておきます。

３．重要、緊急性に分ける
仕事をする上ではここが重要です。そこで４つの項目に分類し優先順位をつけていきます。
①重要度は高く、緊急性も高い
②重要度は低いが、緊急性が高い
③重要度は高いが、緊急性が低い
④重要度が低く、緊急性も低い

②と③の優先順位は仕事の内容により入れ替わることがあります。
②は簡単なタスクであることも多いため、常にこまめに消化して溜め込まないことが大事です。

上記を行うことで重要、緊急性がわかるので何を優先的に行うべきかがはっきりと見えてきます。

今回は仕事をベースにしていますが、プライベートでも同じと思います。
まずは今月、騙されたと思い、ここまでの「行動」を取ってみませんか！

〜次月に続く〜